공무원 공공기관 문서작성 꿀팁 노하우

공무원 공공기관 문서작성을 위한 정답은 없지만 꿀팁 노하우는 있다고 생각한다. 특히, 공직을 시작한 지 얼마 되지 않은 신입사원이라면 꼭 한 번쯤 읽어보기 바라며, 적지 않은 도움이 될 것을 확신한다.

 

1. 공무원 공공기관 문서작성 꿀팁 노하우 중요성

혹시 여러분은 공무원 공공기관 문서작성 꿀팁 노하우가 아예 없거나, 문서작성을 아직 해보지 않은 신입사원에 속하는가?  아니면 기억이 나지 않을 정도로 수많은 문서를 작성했거나 보고 경험을 갖춘 베테랑 사원인가? 어느 쪽에 해당되더라도 관계없다. 본인의 글은 신입사원이라면 많건 적건 반드시 회사생활을 시작하는데 도움이 될 것이며, 그렇지 않더라도 자신의 성향이나 스타일과 비교해 볼 만한 가치가 있을 것이기 때문이다. 단, 이 글은 공직사회 문서의 기본원칙은 무엇이고, 문서를 어떻게 써야 하는지에 대한 방법론을 가르치려는 글이 아니다. 그러한 자료들은 인터넷에도 많이 있을 뿐만 아니라, 여러분의 선배 책상 위, 혹은 신입사원 교육 때 받은 자료집에 모두 수록되어 있으니, 시간을 내어 한두 번 정도는 읽어 보기 바란다. 물론 읽지 않아도 크게 상관은 없다.

가끔 뉴스나 블로그 글을 보면 이 글의 주제인 공무원 공공기관 문서작성 꿀팁 노하우가 아니라, 상사를 위한 보고가 매우 많고, 그 보고를 위한 문서작성이 너무 많아 공직사회 조직문화에 회의를 느끼거나 퇴사하고 싶다는 내용이 심심치 않게 등장한다. 본인 역시 그러한 내용에 전적으로 공감하며, 현재까지도 상사에게 하는 보고와 문서작성으로 인해 적지 않은 에너지를 소모하고 있다.

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그런데 만약 자신만의 공무원 공공기관 문서작성 꿀팁 노하우를 터득해, 작성시간을 줄이고 자신의 하루일과를 컨트롤할 수 있다면 어떨까? 이러한 배경과 문제의식을 가지고 오늘의 글을 적어본다.

2. 공무원 공공기관 문서작성 꿀팁 노하우 공유

물론 공무원 공공기관 문서작성 꿀팁 노하우를 터득한다고 해서, 당장 공직 회사생활이 편해지는 것은 아니다. 각자의 성격과 성향에 따라, 오히려 잘한다고 더 많은 일을 수행하는 경우가 발생할 수 있기 때문이다. 쉽게 말해 착한 성격이라 상사의 칭찬 한마디에 신이 나서 스스로 많은 일을 자처할 수 있다는 이야기다. 그러나 본인은 여기서 조직문화나 처세술에 대한 내용은 다루지 않으려고 한다. 그 부분은 문서작성과는 다소 성격이 다른 분야이고, 문서작성이 괜찮은 사람치고 많은 손해를 보며 회사생활을 하는 사람은 드물기 때문이다.

서론이 조금 길었는데, 공무원 공공기관 문서작성 꿀팁 노하우 본론으로 들어가 보자.

① 먼저, 여러분이 회사에 들어온 지 얼마 되지 않았다면, 그리고 아직 보고서 작성 업무를 지시받지 못했다면, 여유가 있을 때마다 내부 전자결재 시스템과 중앙부처 홈페이지 등에 있는 보고자료들을 읽어보시라. 문서 양식과 스타일은 다를 수 있지만 아래 사진처럼 구조는 거의 유사하기 때문이다. 이를테면 대부분의 공무원 공공기관 문서 첫머리에는 안건에 대한 개요(추진배경, 사업개요 등)가 들어가고, 중간 부분에는 세부 추진계획(첫머리 사업개요에 제시된 키워드를 세부적으로 실행하기 위한 방법), 마지막에는 기타 사항(추진일정, 예산 등)이 들어간다. 따라서 문서의 구조를 익히는 것만으로도 중요한 연습이 된다.

 

좌측 기획재정부 문서, 우측 환경부 문서

정부에서 작성하는 문서를 직접 확인하려면, 아래 링크를 참조하시라.

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② 두 번째로는 문서를 작성하기 전에 보고를 받는 사람의 관점에서 생각하는 것이 중요하다. 물론 보고서 작성을 지시하는 상사가 작성주제와 사유, 그리고 사람에 따라서 작성방법을 알려주는 사람도 있기 때문에 보고를 받는 사람의 관점에서 생각하라는 것이 당연한 이야기일 수도 있다. 그러나 우리나라 공무원 공공기관 문서작성 꿀팁 노하우를 터득하는 길은 상사로부터 체계적으로 배우는 경우가 드물다고 할 수 있다. 우선 작성을 지시한 후, 결과물을 가져오면 다시 수정하는 식의 도제식 훈련이 대부분일 것이다. 따라서 본인이 상사라고 생각하고 무엇을 어떻게 작성하면 의문이 풀릴 수 있는지의 관점에서 생각하는 습관을 가질 것을 권유한다. 덧붙이자면 내가 작성한 자료를 상사가 또 다른 상사에게 잘 설명할 수 있느냐를 고민하라는 것이다.

다음은 두 번째 내용과 연결되는 이야기다.

③ 몇 번의 수정을 거치고, 자료작성을 지시한 상사가 컨펌을 내린 하나의 보고서가 만들어지면 그것을 다음 자료 작성에도 반드시 참고해야 한다. 공무원 공공기관에서 작성하는 문서의 종류는 크게 '예산', '행사', '민원'의 카테고리로 묶일 수 있다. 예를 들어, 기관장이나 임원들을 수행하는 의전 행사자료라면, 대상자가 만나야 할 사람과, 시간, 장소 등이 매우 디테일하게 자료로 나와야 한다. 처음 작성할 때는 귀찮고 짜증이 나겠지만, 하나의 결과물을 만들어 놓으면 몇 번이고 써먹을 수 있다. 민원자료 역시 민원인의 쟁점을 객관적으로 파악하는 작업이 가장 중요한데, 쟁점 파악 후 유권해석과 조치사항 등을 잘 정리한 자료가 있다면 마찬가지로 반복해서 다음 문서작성에 활용할 수 있다.

어차피 내가 보고를 하는 상사와는 적게는 1년에서부터 많게는 3년까지 근무를 하기 때문에, 컨펌받은 자료를 주제별로 잘 분류해 놓으면 해당 상사와 수월하게 일을 펼쳐나갈 수 있다.

3. 공무원 공공기관 문서작성 꿀팁 노하우 추가사항

바로 앞 문단에서 공무원 공공기관 문서작성 꿀팁 노하우에 대한 본인의 소견을 적어 보았다. 두 번째 문단에 적기에는 너무 긴 것 같아서 추가적으로 몇 가지를 더 이야기하겠다.

① 먼저, 평상시 문서를 작성할 때 처음에는 최대한 길게 산문처럼 작성을 해볼 것을 권한다. 그러고 나서 줄이는 연습을 하는 것이 문서작성 훈련에 도움이 된다. 다음을 통해 예를 들어보겠다.

 

▶ (첫 작성) 다음부터는 관계자들과 2주에 한번 회의를 주기적으로 개최할 예정이다.
▶ (줄이기) 향후 관계자 회의 정례화(월 2회)

② 두 번째로는 문서작성 중 모르는 용어가 있다면 무조건 국어사전을 찾아볼 것을 권한다. 공무원 공공기관 채용 시, 국문법과 사자성어 관련 문제가 출제되는 이유가 바로 공직사회에서 쓰는 용어가 구어체가 아니기 때문이다. 그렇다고 의도적으로 어려운 단어나 한자어를 사용할 필요는 없지만 때로는 불가피하게 일상에서 사용하지 않는 단어를 사용해야 보다 공적이고 신뢰감을 주는 문서가 될 수 있음을 기억하시라.

③ 마지막으로 상사의 자료작성 지시가 잘 이해가 되지 않으면 반드시 물어보시라. 우리나라 학생들과 직장인들은 대부분 선생님이나 상사에게 질문을 잘하지 않는 편이다. 지시내용을 잘 이해하지 않고 공무원 공공기관 문서작성을 하면 일을 두 번, 세 번 하는 경우가 빈번하기 때문에 상사의 말이 잘 이해가 가지 않는다면 다소 불편하더라도 반드시 다시 물어볼 것을 권한다.

이상과 같이 오늘은 공직사회에서의 문서작성 꿀팁 노하우에 대한 나름의 의견을 적어보았다. 오늘의 글이 공직에 계신 분들에게 작은 도움이 되길 바라며, 공무원 공공기관 보고자료가 쳇 gpt로 대체될 수 있기를 간절히 기원한다.